Kỹ thuật lắng nghe và phản hồi tích cực – Vượt qua rào cản giao tiếp – Kỹ năng giao tiếp

Kỹ thuật lắng nghe và phản hồi tích cực là rất quan trọng để  giao tiếp  hiệu quả và vượt qua các rào cản. Dưới đây là một số chiến lược để nâng cao kỹ năng lắng nghe tích cực của bạn và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng:

Kỹ thuật lắng nghe tích cực:

1. Tập trung hoàn toàn vào người nói : Tập trung vào người nói và loại bỏ những phiền nhiễu. Duy trì giao tiếp bằng mắt, nhìn thẳng vào người nói và thể hiện sự quan tâm thực sự đến những gì họ đang nói.
2. Tránh ngắt lời : Cho phép người nói bày tỏ suy nghĩ của mình mà không bị gián đoạn. Tránh nói hết câu hoặc vội kết luận. Hãy kiên nhẫn lắng nghe cho đến khi họ nói xong.
3. Luyện tập sự đồng cảm : Hãy đặt mình vào vị trí của người nói và cố gắng hiểu quan điểm của họ. Thể hiện sự đồng cảm bằng cách thừa nhận cảm xúc của họ và xác nhận cảm xúc của họ.
4. Sử dụng các tín hiệu phi ngôn ngữ : Sử dụng các tín hiệu phi ngôn ngữ để thể hiện sự chú ý và hiểu biết của bạn. Gật đầu, mỉm cười và sử dụng nét mặt để truyền đạt sự quan tâm và gắn kết. Duy trì tư thế cơ thể mở.
5. Diễn giải và tóm tắt : Lặp lại hoặc diễn đạt lại lời của người nói để xác nhận sự hiểu biết của bạn. Tóm tắt các điểm chính định kỳ để đảm bảo sự liên kết và thể hiện rằng bạn đang tích cực lắng nghe.
6. Đặt câu hỏi làm rõ : Tìm kiếm sự làm rõ nếu có điều gì đó không rõ ràng hoặc nếu bạn cần thêm thông tin. Đặt những câu hỏi mở để khuyến khích người nói xây dựng và cung cấp thêm chi tiết.

Kỹ thuật phản hồi:

1. Cụ thể và kịp thời : Cung cấp phản hồi càng sớm càng tốt sau sự kiện hoặc cuộc trò chuyện có liên quan. Hãy cụ thể về hành vi hoặc hành động mà bạn đang giải quyết, tập trung vào các sự kiện có thể quan sát được thay vì đưa ra những điều khái quát.
2. Sử dụng phương pháp “Sandwich” : Bắt đầu bằng một nhận xét tích cực hoặc đánh giá cao để tạo bầu không khí mang tính xây dựng. Đưa ra phản hồi hoặc giải quyết vấn đề, đưa ra đề xuất cải tiến hoặc các phương pháp thay thế. Kết thúc bằng một ghi chú tích cực bằng cách nêu bật những điểm mạnh hoặc cơ hội phát triển tiềm năng.
3. Tập trung vào Hành vi, Không phải Tính cách : Hướng phản hồi của bạn tới những hành vi hoặc hành động cụ thể thay vì tấn công cá nhân. Điều này giúp người nhận hiểu những gì họ có thể thay đổi hoặc cải thiện mà không cảm thấy bị tấn công hay phòng thủ.
4. Sử dụng câu nói “Tôi”:  Đóng khung phản hồi của bạn bằng cách sử dụng câu nói “Tôi” để thể hiện nhận thức và trải nghiệm của riêng bạn. Ví dụ, hãy nói, “Tôi nhận thấy rằng khi bạn ngắt lời tôi, tôi cảm thấy bị coi thường” thay vì “Bạn luôn ngắt lời mọi người và không lắng nghe”.
5. Đưa ra các đề xuất mang tính xây dựng : Đưa ra các đề xuất có thể thực hiện được để cải tiến. Đưa ra các chiến lược hoặc cách tiếp cận thay thế có thể dẫn đến kết quả tốt hơn. Hãy ủng hộ và đề nghị hỗ trợ nếu cần thiết.
6. Tìm kiếm quan điểm của người nhận : Khuyến khích người nhận chia sẻ quan điểm của họ về vấn đề này. Lắng nghe tích cực và thể hiện sự đồng cảm. Điều này giúp thúc đẩy đối thoại hai chiều và thúc đẩy sự hiểu biết lẫn nhau.
7. Theo dõi và cung cấp hỗ trợ:  Theo dõi phản hồi được đưa ra để đảm bảo tiến độ và đưa ra hỗ trợ nếu cần thiết. Cung cấp các nguồn lực, hướng dẫn hoặc cơ hội đào tạo để giúp cá nhân phát triển kỹ năng của họ và giải quyết mọi lĩnh vực cần cải thiện.

Hãy nhớ rằng, lắng nghe tích cực và phản hồi là một quá trình diễn ra liên tục. Hãy liên tục thực hành những kỹ thuật này để cải thiện  kỹ năng giao tiếp của bạn  và thiết lập văn hóa  giao tiếp cởi mở và hiệu quả .